Todo lo que debe saber sobre el pago de Incapacidades Laborales.

24 de junio de 2025 por

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En Colombia, los errores en el manejo de las incapacidades laborales pueden traer consecuencias graves para las empresas, desde sanciones económicas hasta demandas laborales. Aunque muchas organizaciones creen estar cumpliendo, pequeños errores de forma o fondo pueden convertirse en prácticas ilegales. Aquí le explicamos qué debe y NO debe hacer su empresa.

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📌 ¿Quién paga la incapacidad y cuándo?

🔹 1. Incapacidad de origen común (enfermedad o accidente no laboral):

Días 1 y 2: los paga el empleador.
Día 3 al 90: la EPS paga el 66.66% del salario.
Día 91 al 180: la EPS paga el 50%.
A partir del día 181: paga el Fondo de Pensiones si se determina que hay pérdida de capacidad laboral.

¡Importante!: La empresa debe anticipar el pago y luego recobrarlo de la EPS, ARL o Fondo correspondiente.

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2. 🏥 La EPS debe pagar incapacidades más allá del día 180

Según la Sentencia T-009 de 2025, la Corte Constitucional estableció que:

La EPS no puede negarse al pago de incapacidades incluso después del día 180, salvo que exista una condición objeto de una pensión por invalidez.
Esto implica que la EPS debe mantener el pago del subsidio hasta que se determine el cierre del proceso o se inicie pensión formal.

🔹 3. Incapacidad de origen laboral (accidente o enfermedad laboral):

La ARL paga el 100% del salario desde el día 1, hasta por 180 días prorrogables.
Después de 180 días, si no hay recuperación, se evalúa para pensión de invalidez.

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4. 🚗 Reclamos por accidentes de tránsito y SOAT

Si un trabajador sufre un accidente de tránsito:

SOAT cubre atención médica, transporte, muerte o incapacidad permanente, pero NO incapacidades temporales.
La empresa puede reclamar directamente contra la aseguradora en un plazo de hasta 2 años, sin necesidad de abogados.
Para incapacidades temporales, continúa el trámite vía EPS o ARL según el caso.

🚨 Lo que DEBE hacer el empleador

✅ Pagar oportunamente al trabajador durante la incapacidad.

✅ Tramitar el recobro con EPS, ARL o Fondo de Pensiones.

✅ Continuar con los aportes a seguridad social, con base en el IBL (Ingreso Base de Liquidación).

✅ Reintegrar al trabajador una vez termine la incapacidad, en el mismo cargo o reubicarlo.

✅ Solicitar autorización del Ministerio del Trabajo si va a terminar el contrato por incapacidad mayor a 180 días.

✅ Recolectar informe del accidente y facturas médicas

✅ Llenar el formulario del SOAT con los soportes

✅ Radicar la reclamación (online o presencial)

✅ Dar seguimiento al pago, que tiene hasta 30 días

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❌ Lo que NO debe hacer

❌ Suspender el contrato o no pagar salario durante la incapacidad.

❌ Despedir al trabajador sin autorización del Ministerio de Trabajo cuando hay incapacidad prolongada.

❌ Dejar de hacer aportes a seguridad social mientras dura la incapacidad.

❌ Negarse a recibir incapacidades expedidas por EPS o desconocer su validez.

❌ Asumir que no debe pagar si el trabajador aún no está afiliado —en ese caso, la empresa asume el 100% de la responsabilidad.

❌ No reclamar a tiempo al SOAT y perder el derecho a reembolso

❌ No separar los trámites del SOAT y de la EPS/ARL

❌ Asumir doble pago por negligencia

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📌 Recomendaciones para las empresas:

Verificar que la EPS esté cumpliendo el pago actual hasta su terminación legal
Realizar seguimiento al cumplimiento y recobros
Documentar comunicaciones con la EPS y empleados para respaldo

👀 Detalle importante: ¿Sobre qué base se calcula la incapacidad?

El valor de la incapacidad se calcula solo sobre el salario base de cotización, no sobre ingresos no salariales como bonificaciones, auxilios o primas. Esto puede generar diferencias entre lo que el trabajador gana en condiciones normales y lo que recibe incapacitado. Es clave comunicar esto claramente.

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⚖️ ¿Qué pasa si no cumple?

Multas de la Inspección de Trabajo.
Demandas laborales por salarios dejados de pagar.
Procesos por despido discriminatorio (cuando se termina el contrato sin autorización del Ministerio).
Problemas reputacionales por prácticas laborales injustas.

🛡️ Rol preventivo de Talento Humano y SST

Mantener protocolos claros para el manejo de incapacidades y reclamos (SOAT, EPS, ARL).
Capacitar al personal sobre:
- Diferenciación de trámites según origen de la incapacidad
- Plazos legales (ej. reclamo de SOAT hasta 2 años)
- Derechos del trabajador tras el día 180 de incapacidad
Coordinar con SST para garantizar:
- Continuidad en el pago
- Reincorporación o reubicación
- Comunicación con EPS/ARL